Mail Mastery 📧: Wie schreibe ich gute E-Mails?

Daily Inbox Zero: Eine der wichtigsten Praktiken für effiziente Kommunikation ist das Konzept der Daily Inbox Zero. Dies bedeutet, dass man täglich alle E-Mails und Nachrichten zumindest einmal gesehen haben sollte. Es geht nicht darum, jede Nachricht vollständig zu beantworten, sondern sicherzustellen, dass man auf alles reagiert hat, um die Bearbeitungszeit von Themen zu verkürzen und die Geschwindigkeit der Kommunikation zu erhöhen.

Bottom Line Up Front: Um Missverständnisse zu vermeiden und die Effizienz zu steigern, sollte die Hauptaussage oder das wichtigste Anliegen einer Nachricht gleich zu Beginn kommuniziert werden. Dies hilft dem Empfänger, den Kontext und die Relevanz der nachfolgenden Informationen besser zu verstehen.

One Topic per Message: Jede Nachricht sollte sich auf ein einziges Thema konzentrieren. Dies verhindert, dass wichtige Punkte übersehen werden, und erleichtert es dem Empfänger, gezielt zu antworten und den Überblick zu behalten. Bei mehreren Themen sollte man separate Nachrichten verfassen.

Formatting is King: Die richtige Formatierung von Nachrichten kann die Lesbarkeit erheblich verbessern. Dazu gehören das Verwenden von Fettungen für wichtige Wörter, das Einfügen von Bullet Points und das Nutzen von Emojis, um die Struktur und den Fokus der Nachricht klarer zu gestalten.

What I Need From You: Am Ende einer Nachricht sollte klar formuliert werden, was vom Empfänger erwartet wird. Dies kann eine konkrete Handlung, eine Antwort bis zu einem bestimmten Datum oder einfach die Information sein, dass keine weitere Aktion erforderlich ist. Diese Klarheit hilft, die Kommunikation effizienter zu gestalten und Missverständnisse zu vermeiden.